Funciones

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos complejos. Están orientadas a facilitar y automatizar el trabajo.

La función AUTOSUMA es un ejemplo de la capacidad de una función: 

Fórmulas y funciones

En la tabla siguiente podemos ver la diferencia entre una fórmula y una función.

Fórmula y función

	A	B	C	D	E
1		25
2		40
3		27
4	Total	92

Para calcular el resultado anterior:

• Podemos utilizar la Fórmula: =B1+B2+B3.
• Y también podemos utilizar la Función: =SUMA(B1:B3).

Cómo insertar funciones

Las funciones en Excel disponen de un asistente que nos guía paso a paso en su aplicación.

En la barra de fórmulas, haz clic en el botón Insertar Función, representado por las letras Fx.

En la ventana que aparece encontraremos todas las funciones disponibles agrupadas por tipos.

Opciones avanzadas para ordenar listas

Opciones avanzadas para ordenar listas

En la ficha anterior sólo hemos ordenado la lista por orden alfabético. Ahora vamos a ver más funciones avanzadas para ordenar una lista de otras formas.

Ejemplo

En la lista del ejercicio anterior añadimos una columna más con la edad:

Ordenar por varios criterios

A continuación vamos a ordenar la lista según la edad, de menor a mayor (orden ascendente). Vemos que en nuestra lista hay edades que se repiten, por lo que vamos a ordenar además, por el primer apellido.

• Seleccionamos ahora todas las celdas de nuestra lista, desde la A1 hasta la D10.
• En la pestaña Datos, pulsa el botón Ordenar.
  
• En la ventana que aparece, indicaremos un primer criterio: ordenar por orden ascendente de edad. Para hacerlo, elegimos:
  • Edad en el campo Columna.
  • Valores en el campo Ordenar según.
  • De menor a mayor en el campo Criterio de ordenación.
    
• Ahora vamos a añadir un segundo criterio: orden alfabético ascendente de primer apellido. Así, cuando el programa encuentre dos edades iguales, las ordenará por orden alfabético de primer apellido. 
• Para hacerlo, pulsamos el botón Agregar nivelen la ventana Ordenar:
• Indicamos el siguiente criterio:
  • Primer Apellido en el campo Columna.
  • Valores en el campo Ordenar según.
  • A a Z en el campo Criterio de ordenación.
    
• Pulsa Aceptar.

Ahora podemos ver que las tres personas que tienen 27 años quedan ordenadas por apellidos.

Haz la captura y súbela al blog.

Más...

• Hasta ahora, Excel nos ha respetado los títulos de cada una de las columnas (Nombre, 1er apellido, 2º apellido, Edad), y no los ha mezclado con el resto de los datos de nuestra lista.
• Si tenemos una lista que no tiene Títulos o etiquetas de las columnas, o no los hemos incluido en la selección, tendremos que indicárselo al programa.
• Para hacerlo, cuando estamos en la ventana de Ordenar desmarcamos la opción Mis datos tienen encabezado.
  

Ordenar una lista de nombres

Ordenar una lista de nombres

Veamos con un ejemplo el funcionamiento de los botones para ordenar listas en orden ascendente o descendente. 

Introducir los datos

En un nuevo libro introduce los datos según la tabla a continuación:

Ordenar la lista

Sitúate sobre cualquiera de las celdas donde has escrito, por ejemplo en la B7.

Ahora vamos a ordenar alfabéticamente el listado. Para ello, pulsa el botón de orden ascendente:

Veremos que el listado ha quedado ordenado por orden alfabético de primer apellido, ya que es la columna sobre la cual nos habíamos situado (columna B).

Si quisiéramos ordenar alfabéticamente por nombre, nos tendríamos que situar sobre cualquier celda escrita de la columna A y proceder del mismo modo que antes.

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Ordenar una lista

Ordenar una lista

Excel tiene un sistema sencillo y práctico para ordenar una lista de cualquier tamaño.

Podemos ordenar alfabéticamente, por números, o por fechas, e invertir ese orden cuando queramos.

Cómo ordenar una lista

Primero, tendremos que tener creada nuestra lista. Una vez creada, nos situamos en cualquiera de las celdas escritas y buscamos en la pestaña Datos los botones para ordenar listas:

• Si pulsamos el de arriba, la lista se ordenará por orden ascendente: por orden alfabético o de número menor a mayor si se trata de una lista numérica.
  
• Si pulsamos el de abajo, la lista de ordenará por orden descendente: por orden alfabético inverso, o de número mayor a menor si se trata de números.
  
• Realiza una lista con 15 objetos que quiera. Cópiala en una segunda columna y ordénala. Te debe quedar parecido a la imagen siguiente.
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  Sube el archivo a tu área de trabajo.
  
  

Gráfico de temperaturas y precipitaciones

Gráfico de temperaturas y precipitaciones

Crea un gráfico en el que se muestre la evolución de la precipitaciones del último año con columnas 2D, y la evolución de las temperaturas mensualmente a lo largo de un año con un gráfico de líneas,

Gráfico de temperaturas y precipitaciones

Utiliza los datos de la tabla siguiente, y aplica el diseño según la fichas anteriores. Utiliza la columna R para las precipitaciones medias mensuales y la columna T para las temperaturas medias mensuales

Sube el archivo a tu área de trabajo.

Crear un gráfico de líneas

Crear un grafico de líneas.

Vamos a crear un gráfico de líneas, que represente la evolución de las lluvias mensualmente a lo largo de un año. 

El objetivo a conseguir es el siguiente:

Introducir los datos

Para construir un gráfico, primero es necesario introducir los datos en los que se basará.

En un nuevo libro introduce los datos según la tabla a continuación:

Ejemplo

Evolución de las precipitaciones

	A	B	C	D	E
1
2		Meses	mm
3		Enero	42,6
4		Febrero	17,8
5		Marzo	82,2
6		Abril	107,0
7		Mayo	115,4
8		Junio	38,0
9		Julio	86,0
10		Agosto	129,4
11		Septiembre	32,2
12		Octubre	166,2
13		Noviembre	65,0
14		Diciembre	55,4

Construir el gráfico

• Selecciona los datos. Tienes que seleccionar sólo los datos que formarán el gráfico: desde B3 hasta C14.
• En la pestaña Insertar, elige el gráfico de líneas.
  
• En la pestaña Insertar, pulsa el botón Gráfico de líneas. Elige el modelo que prefieras.
  
• Haz clic sobre el gráfico. Se abrirá la pestaña Diseño donde encontrarás, entre otras opciones, una serie de estilos predefinidos. Elige el que prefieras. Ponle un título al gráfico.
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Mejorar el gráfico

Ahora que tenemos el gráfico terminado, podemos mejorarlo cambiándole el color como vimos en la ficha anterior. Además, a este gráfico, le añadiremos líneas de unión que faciliten la lectura de los datos.

• Hacemos clic sobre el gráfico y, en la pestaña Diseño, pulsamos la opción Agregar elementos de gráfico.
  

• Bajamos hasta la opción Líneas y elegimos Líneas de unión.

Subimos el archivo a nuestra área de trabajo.

Gráfico de temperaturas

Gráfico de temperaturas y precipitaciones

Crea un gráfico de columnas 3D, que muestre la evolución de la media mensual de temperaturas del último año en una localidad. Utiliza de los datos de la estación meteorológica de Madrid-Retiro, la columna T.

Aplica el diseño según la ficha anterior.

Sube el archivo a tu área de trabajo.